Tilaa uudistunut yrittäjäkirje

Kirjeessä kootusti Kuukauden teema ja paljon yrittäjille hyödyllistä tietoa.

Talous

Kannattaako työhuone? Puntarissa painavat raha ja uskottavuus
Oman työtilan hankkiminen voi olla yksinyrittäjälle henkisesti iso askel. Monen kriteerin täytyy täyttyä. Kuva: Aino Nieminen

Kannattaako työhuone? Puntarissa painavat raha ja uskottavuus

Yrittäjän työhuoneen valinnassa ratkaisevia tekijöitä ovat tilan sijainti, käyttömahdollisuudet ja elämän sujuvuutta tukevat asiat.

| |

Se oli vain pöytäpaikka toisen yrityksen takahuoneessa. Mutta ensimmäistä kertaa graafisen alan yrittäjä Aino Nieminen siirsi työnsä pois kotoa. Vaikka laatuun ja tehoon työskentely kodin ulkopuolella ei vaikuttanut, henkisesti muutos oli isompi asia.

‒ Menin oikeasti töihin johonkin, enkä ryhtynyt hommiin silloin, kun siltä tuntui. Lisäksi työt oli helpompi jättää kesken, Ainoa Graphic Designia ja Last Tuesday Oy:tä pyörittävä Nieminen muistelee.

Hän oli valmis laittamaan euroja kodin ulkopuoliseen työtilaan päästäkseen lähemmäs asiakkaitaan. Sen jälkeen työskentelyä eivät häirinneet myöskään ajatukset pyykki- ja tiskivuorista.

Pöytäpaikkakokeilun jälkeen yrittäjä hankki ensimmäisen oikean työhuoneen, jonka hän jakoi muutaman muun kanssa. Sittemmin työhuoneet ovat vaihtuneet yritystoiminnan laajentuessa tai vuokrasopimuksen päättyessä.

Työhuone ei aina järkevä

Pohdinta kannattaa aloittaa miettimällä, kattavatko työtilan hyödyt siitä syntyvät kustannukset.

Pelkkä hinta ei ratkaise siinä, onko työhuone oikea ratkaisu. Parhaimmillaan työhuone voi lisätä yrityksen uskottavuutta.

Tilaa valitessa on otettava huomioon sen käyttötarkoitukset ja -mahdollisuudet, sijainti tai tilaa koskevat rajoitukset. Yrityksen toimiala ja tarpeet ohjaavat myös sitä, millainen työtila on järkevin.

Vanhojen rakennusten sisätilojen suunnitteluun erikoistuneen Suunnittelutoimisto Kruunun Heidi Laakso-Kuivalainen neuvoo pohtimaan tilan toimivuuden lisäksi syntyviä lisämenoja. Tällaisia voi tulla esimerkiksi työmatkasta ja ruokailusta.

Laakso-Kuivalainen työskentelee kotoa. Helpotusta yrittäjän arkeen toisi oma tila, jossa hän voisi järjestää tapaamisia asiakkaiden ja yhteistyökumppanien kanssa.

Yrittäjä on etsinyt ahkerasti jo parisen vuotta sopivaa työhuonetta.

‒ Vanha ja arvokas tila, joka tukee yrityksen brändiä ja tuo sille lisäarvoa sopivalla sijainnilla ja hinnalla, hän kuvailee.

‒ Ennen kuin kriteerit täyttyvät, en lähde kotoa.

Myös Aino Niemisellä oli nykyistä Helsingin Vallilassa sijaitsevaa työtilaansa valitessaan pitkä lista asioita, joiden tulisi toteutua.

‒ Tarvitsin paikan, jossa voisi olla studio, työhuone ja varasto. Halusin korkeaa avotilaa ja paljon luonnonvaloa. Ennen etsinnän aloittamista laskin, kuinka paljon vuokra voisi enintään olla. Etsintävaiheessa mietin, mistä olin valmis luopumaan. Tällä kertaa se oli sijainti.

Hyödynnä verovähennys

Työhuone on yleensä toistuva kuluerä yrittäjän budjetissa.

Niemisestä keittiönpöytää kannattaa pitää kotitoimistona ainakin silloin, kun yritystoiminta on pientä tai osa-aikaista.

‒ Tilasta, joka on satunnaisessa käytössä ei ainakaan ilman punnittuja syitä kannata maksaa. Kyllä sen yleensä tietää, milloin työhuone tulee ajankohtaiseksi, Nieminen neuvoo.

Työhuonevähennykseen ovat oikeutettuja sekä kotona että erillisessä työtilassa työskentelevät.

Vähennysmäärän suuruus vaihtelee käyttöasteen mukaan. Esimerkiksi vuoden 2017 verotuksessa vähennyssumma vaihteli 210‒840 euron välillä. Vähennys kattaa vuokran, kalusteet, valon, sähkön, lämmön ja siivouksen.

Vähennys voidaan myöntää myös todellisten kulujen mukaan, jos hakija esittää riittävän selvityksen.

Työhuone vaikuttaa moneen

Kotona työskentelyn jälkeen työhuoneeseen totuttautuminen voi viedä aikaa. Niemisestä hankalinta oli oppia esimerkiksi pitämään huolta siitä, missä kulloinkin tarvittavat työvälineet olivat. Itsensä johtaminen korostui muutoksessa.

Jos kotona työskentelevä huomaa, että oma työteho tai -laatu heikkenee, kotiasioita on mahdotonta jättää taka-alalle tai siitä on muuta haittaa, ei työhuone ole ainut vaihtoehto. Esimerkiksi toimistohotellit ja yhteisölliset työtilat ovat nostaneet suosiotaan.

Oma työhuone vetää selvemmän rajan työn ja vapaa-ajan välille sekä voi lisätä sosiaalisia suhteita riippuen siitä, millaisessa ympäristössä työskentelee.

‒ Kotona työskentely helpottaa arkea, jos on lapsia. Toisaalta sekin varmasti jakaa mielipiteitä, pystyvätkö kaikki keskittymään sataprosenttisesti työhön, jos lapset ovat ainakin osan työpäivästä kotona. Minulle se ei tuota ongelmaa, Laakso-Kuivalainen sanoo.

Fakta

5 x Työhuonetta hankkimassa

Ennakoi tulevaa. Työhuonetta valitessa on mietittävä, vastaako tila yrityksen tarpeita. Kannattaa pohtia yrityksen tulevaisuutta ja mahdollisia kehityssuuntia. Onko tila vielä parin vuoden kuluttua sopiva yrityksen tarpeisiin? Esimerkiksi Aino Nieminen varmisti, pystyisikö hän tarvittaessa järjestämään nykyisessä toimitilassaan myös myyntitapahtumia.

Tee laskelma. Arvioi, kuinka paljon kuukausittaisesta budjetista saa mennä työtilaan. Vuokra-, sähkö- ja lämmityskulujen lisäksi tilasta voi syntyä muita menoja. Heidi Laakso-Kuivalainen on arvioinut myös työmatka- ja ruokakuluja sekä työmatkan ekologisuutta.

Mikään ei ole varmaa ennen sopimusta. Mihinkään, mitä on luvattu, ei kannata uskoa ennen kuin asiat on kirjattu ylös. Mitä tarkemmin vuokrasopimukseen on kirjattu ehdot tilan käytöstä, vuokra-ajasta, irtisanomisesta tai mahdollisten vahinkojen korvaamisesta, sen vähemmän yllätyksiä syntyy. Nieminen neuvoo sopimaan kaikesta kirjallisesti.

Ota hyödyt irti. Nautitko työskentelystä yksin? Vai voisiko työhuoneen etsiä paikasta, jossa on muita kanssasi samassa tilanteessa olevia? Yhteisöstä voi löytyä vaikkapa juttuseuraa tai uusia yhteistyökumppaneita.

Varaudu opettelemaan. Kun työpaikka siirtyy kotoa työhuoneelle, edessä on muutos. Laakso-Kuivalainen arvioi, että on oltava suunnitelmallisempi, kun kaikkea ei ole enää mahdollista tehdä yhdessä paikassa.