Tilaa uudistunut yrittäjäkirje

Kirjeessä kootusti Kuukauden teema ja paljon yrittäjille hyödyllistä tietoa.

Talous

Iso riski: Miksi kassanhallinta jää vähälle huomiolle?

Iso riski: Miksi kassanhallinta jää vähälle huomiolle?

Yrittäjän on syytä vaatia kirjanpitäjältä tarkkaa analyysiä yrityksen rahatilanteesta.

|

Yrittäjän pitää vaatia rohkeammin kommunikointia kirjanpitäjän kanssa. Pelkkä tuloslaskelma ja tilinpäätös eivät sellaisenaan kerro koko totuutta yrityksen rahatilanteesta, sillä tieto on pääosin vanhaa.

Leppävaaran laskennan hallituksen puheenjohtajan Tuomas Tahvanaisen mielestä suorempi yhteydenpito yrityksen ja tilitoimiston välillä auttaisi erityisesti startup-yrityksiä.

– Harva yritys tekee kassaraportointia riittävän hyvin. Varsinkaan pienillä yhtiöillä kukaan virallinen taho ei sitä vaadi, vaikka se on erityisesti alku- ja kasvuvaiheessa oleville yhtiöille todella kriittistä, Tahvanainen kertoo.

Moni yritys luottaa kassaraportoinnissa lähinnä lakisääteiseen pakkoon.

– Usein yritykset haluavat ostaa kirjanpitäjältä vain pakollisen pahan, jolloin tarkemmat, yritystä paremmin hyödyttävät kassanhallintakysymykset jäävät pois palveluista. Syy on toisaalta myös taloushallintoa tarjoavissa yrityksissä.

Älä pelkää tunnuslukuja

Tahvanainen korostaa, että yrittäjän ja yrityksen johdon kannattaa tutustua yrityksen tunnuslukuihin säännöllisesti. Tunnuslukujen tunteminen auttaa laskemaan muun muassa käyttöpääoman tarpeen.

– Yrityksellä pitäisi olla esimerkiksi käyttöpääomaa vähintään kaksi kertaa se määrä kuin sillä on lyhytaikaista velkaa.

Käyttöpääoman valvomisen lisäksi yrityksen kannattaa pitää huolta myyntisaatavien kierrosta. Liian moni yrittäjä laskuttaa asiakkaitaan epäsäännöllisesti, jopa kuukausia myöhemmin.

– Jotta raha saapuu tilille ajoissa, sopimuksiin on kirjattava maksuehdot ja sen noudattamatta jättämisestä seuraavat sanktiot.

Apua suunnitteluun

Tahvanainen kehottaa yrityksiä kyseenalaistamaan, onko tilitoimistosta saatava raportointi yrityksen kannalta relevanttia. Tietoa tarvitaan varsinkin yrityksen tulevaisuuden suunnittelua varten, sillä hyvä kassaraportointi parantaa ennustettavuutta.

– Tietoja pitää pystyä tarkastelemaan realistisesti ja riittävän kriittisesti, sillä yrityksen johdolla on iso vastuu arvioida tulevia tapahtumia. Ennusteita täytyy voida hyödyntää yrityksen toimintasuunnitelmia tehdessä. Ennusteiden tekeminen edellyttää tunnuslukujen tuntemista ja raportointia.

Taloushallinnon on keskusteltava johdon kanssa myös siitä, kuinka usein ennusteita päivitetään. Päivitystahtiin vaikuttavat muun muassa yrityksen koko ja toimiala.

Tahvanainen muistuttaa, että hyvään kassaraportointiin liittyy vahvasti skenaarioajattelu. Sen kautta voidaan tarkastella, miten yritys selviytyy esimerkiksi kassakriisin uhatessa. Paremman kassanhallinnan ansiosta yritys pystyy tekemään toimenpiteitä ajoissa myös silloin, kun se on investoimassa tulevaan.

– Oikean paikan tullen se avaa yritykselle mahdollisuuksia investoida aiemmin.

Hyvin tehty kassanhallinta auttaa yritystä varautumaan varsinkin lyhyen tähtäimen tapahtumiin. Kassaraportoinnin ja sen seurannan tärkeys riippuu osin myös toimialasta.

– Kun kassaraportointi on tehty hyvin, yritys pystyy varautumaan paremmin kertaluonteisiin isoihin eriin, kuten lomapalkkavelkoihin. Ne ovat varsinkin monessa palveluyrityksessä kesäaikaan haastee, sillä tuotot myynneistä pienenevät samaan aikaan, kun henkilöstö jää lomalle.

Tuotannollisilla aloilla kiertoaikojen seuraaminen on tärkeää varsinkin silloin, kun yritys hakee kasvua.

– Esimerkiksi käyttöpääoman tarve korostuu etenkin pitkissä tuotannollisissa projekteissa, sillä usein tuotannon käynnistäminen kestää ja maksuajat ovat pitkät. Yritys saattaa joutua sitomaan käyttöpääomaa jopa kuukausien ajaksi ennen kuin liikevaihtoa alkaa tulla sisään.

Fakta

3 x Parempaa kassanhallintaa

Katso tulevaan. Tärkeintä on ymmärtää, mistä kassaraportoinnin erot johtuvat ja mitkä erät vaikuttavat kassavirtalaskelmaan. Kassatapahtumat on erotettava suoriteperusteisista ja arvionvaraisista eristä.

Käyttöpääoma. Yrittäjän on syytä tutustua yrityksen tunnuslukuihin. Yrityksellä pitäisi olla käyttöpääomaa vähintään kaksi kertaa sen verran kuin sillä on lyhytaikaista velkaa. Kun tunnusluku on enemmän kuin kaksi, yritys on jo melko turvallisilla vesillä.

Myyntisaatavat. Käyttöpääoman lisäksi yrityksen täytyy muistaa, että myyntisaatavien valvontaa kannattaa tehdä systemaattisesti. Yrittäjän on hyvä etsiä erilaisia vaihtoehtoja myyntisaatavien kierron nopeuttamiseksi esimerkiksi tilitoimiston kanssa. Tätä varten sopimuksiin on syytä kirjata tarkasti maksuehdot. Laskutusta täytyy seurata.