Tilaa uudistunut yrittäjäkirje

Kirjeessä kootusti Kuukauden teema ja paljon yrittäjille hyödyllistä tietoa.

Laki ja sopimukset

Vuokko Mäkinen

Kuitit tuhansien ihmisten riesana – miksemme jo toimi toisin?

Paperikuittien tietojen käsittelystä aiheutuu satojen miljoonien eurojen kustannukset vuosittain, kirjoittaa Taloushallintoliiton Vuokko Mäkinen.

|

Se on kuin tietokoneohjelman kömpelyys, ominaisuus, jonka kanssa vaan opitaan elämään, kun asialle ei itse voi tehdä mitään.
S-ryhmän myymälöissä tulostetaan heidän ilmoituksensa mukaan 81 000 kilometriä kuittipaperia vuodessa. Osa näistä kuiteista skannataan tai toimitetaan paperisina talousosastolle tai tilitoimistoon. Kuiteista tallennetaan vähintäänkin lakisääteiset tiedot kirjanpitoon arvonlisä- ja tuloverotuksen mukaisesti.

Kuitti siis tulostetaan kassajärjestelmästä, skannataan tai toimitetaan paperisina talousosastolle, kuitin tiedot tiliöidään ja tallennetaan ostajan tietojärjestelmään. Lopuksi kuitti arkistoidaan tarkempaa tietojen tarkastusta varten.

Suomessa tehtiin Suomen Pankin tilaston mukaan yli 1,4 miljardia korttimaksua viime vuonna. Näistä arviolta kahdeksan prosenttia eli yli sata miljoonaa korttimaksua on yritysten tekemiä. Yhden paperisen kuitin käsittelykustannus on noin seitsemän euroa, joten kustannukset nousevat satoihin miljooniin euroihin.

Miksi Suomessa edelleen toimitaan näin?

Yritysten maksuliikenne on automatisoitu jo kymmeniä vuosia sitten, joten maksutiedot kulkevat suoraan tietojärjestelmien välillä. Kukaan ei voisi kuvitellakaan palaavansa aikaan, jolloin kassanhoitaja kirjoitti jokaisesta yritykseen tulleesta laskusta erillisen pankkisiirron, jotka toimitettiin nippuna pankkiin.

Paperikuittien digitalisointi voidaan tehdä kunnolla tai ”lakaisemalla roskat maton alle” -tyyliin. Kuittitietojen siirto paperilta pdf-kuviksi mobiilisovellusten taakse ei auta ketään, sitä tehdään jo nyt.

Aito ratkaisu onkin siirtyä standardin rakenteisen kuittitiedoston käyttöön. Teknisesti tämä on jo mahdollista. Milloin ryhdytään toimiin?

Kirjoittaja on tilitoimisto Hawcon Oy:n yrittäjä ja Taloushallintoliiton puheenjohtaja.